ScanSnapで名刺管理を10倍ラクにする

ScanSnapを買うまではただのスキャナーだと思ってました。
スキャナーだったら自宅の複合プリンタについてるし、わざわざスキャンしかできないものを買ってもなぁーーって。
自炊(字吸い?)にはとても便利らしいけど、私はやらないし。

ところが、整理術の本とか、iPhone活用の本を読んでると、結構頻繁にScanSnapの名前が出てきます。
ってことは、ただのスキャナーじゃないってこと?


その瞬間、
「ナメるなよ、ScanSnapがただのスキャナーじゃないってところを見せてやる(アムロの声で)」
って聞こえたような、聞こえなかったような・・・


購入にあたって

調べてみるとScanSnapには3機種のラインナップがありました(現在は4機種あるみたい)
違いは本体の大きさと、読み取りのスピード
一番高いS1500は両面同時読み取りだし、読み取り速度も速い。
だけど大きくて持ち運びには不向きで、価格も高い。

一番安いS1100は片面読み取りで、読み取りスピードはかなり遅い。
その代わり機体の大きさはコンパクトで、バッグに入れて持ち運びも可能。

S1300は両方の特徴を中途半端に・・・じゃなくてバランスよく取り入れている感じ。


自分が使用するであろうシチュエーションを考えてみた

持ち運ぶかどうか

私はセミナーを主催しているので、例えばセミナー中に参加者が書いたものを資料として読み取っておけば、カメラで写真に撮るより可読性がUpします。
なので、持ち運びしやすいことはプライオリティが高いと判断。

読み取りスピードが必要かどうか

何を読み込むかということを考えると、手書きのメモとかレシートとか、いただいた名刺とか。
自炊のように大量の紙媒体を読み込む使い方をしなければ、スピードはそれほど必要ありません。

金銭的に余裕があるかどうか

可能であれば自宅にS1500、持ち運び用にS1100という体制がベストなんでしょうが、それは無理と言うもの。
必要以上の性能にお金をかけることも避けたいところ。
あと、S1500はAdobe Acrobatがバンドルされるんですが、Snow Leopardには未対応だったので、それがムダになってしまうのも痛いマイナスポイントでした。

結果として私が購入したのは一番安いS1100
3機種の中からこれを選んだのは、持ち運びも可能なコンパクトな本体サイズと、価格の安さ。


ScanSnap S1100を買ってみて

実際にScanSnap S1100を買ってみて、予想以上に良かった点は以下の3つ

添付のソフトが良い

私はMacを使ってるので、添付のソフトがすべて使えるわけではありませんが、ScanSnapをUSBで接続するとほんの10秒ほどで読み取りをスタートできます。
プリンタについてるスキャナは1分近く待たされるので、これはなかなか良い
ただし、アプリケーションは常駐することになります。

読み込むと、どんなスタイルで保存するか選べます。

110912_01.jpg

使用頻度が高いのは、「EvernoteにPDFで保存」です。
レシート等は「ローカルに保存」し、手書きのメモは「EvernoteにJPEGで保存」しています。

トリミングの必要が無い

ScanSnapを買う前に、雑誌の特集記事を自炊してみたことがあります。プリンタ複合機のスキャナで。
40ページほどの記事でしたが、最終的にPDFにするまでに4時間かかりました。

スキャンして、傾きを調整して、周囲を余分に読み込んだ部分をトリミングして、カラー補正をして、1ページずつ保存。
さらに、保存したファイルはバラバラのPDFですから、複数のPDFファイルをひとつにまとめて保存。

さすがにめんどくさすぎます。

メリットと言えば、雑誌のページを切らなくて済んだくらいのこと。
日常的に、ちょっと面白いと感じた記事をスキャンするには、手間がかかり過ぎます。

ScanSnapは読み込んだ紙の大きさでファイルを作ってくれますから、トリミングの必要はありません。
傾きも、ナナメに差し込んでしまえばダメですが、かなり正確にまっすぐ読み込んでくれます。


名刺管理が10倍ラクになる

そんな、ScanSnapの特徴を最大限に発揮するのが名刺管理ではないでしょうか。
名刺は知らない間にどんどん増えます。勝手に増えはしませんけどね。

名刺の管理で必要なのは、新たにいただいた名刺をすぐに追加できることと、
探したい時に、いつでも、探したい方法(名前、会社名など)で探せること

最近は顔写真が入った名刺をいただくことが増えましたけど、後で見ても「これ誰だったっけか・・・?」と思うこともしばしば。
最初はいただいた名刺に直接、お会いした日と場所やイベント名等を記入してました。

次にやったのが、務めていた会社の複合機についていた名刺ソフトで、画像データとして読み込むというやり方。
画像データのファイル名を名前にして、画像ファイルとしてiPhoneに保存してました。
これだと追加が非常にめんどくさいのと、iPhoneの画像はファイル名で検索できないので、結局紙の名刺をひっくり返して探すのと同じように、画像をスワイプして探すことになります。

iPhoneの名刺管理アプリも試しました。
名刺をカメラで撮ると、トリミングして保存してくれて、OCR(文字認識)で名刺の文字をデータ化してくれるというものです。
これは撮った名刺が奇麗に保存できないし(編集するので)、文字認識もイマイチ精度が高くなくて、結局手入力に近い感じ。

それと、iPhoneだけにデータを保存しておくのは、有事に不安を抱えることになります。

それが、ScanSnap導入後はEvernoteに名刺を保存することで、追加するのも探すのも簡単です。
私のやり方は

  1. Scansnapで名刺をスキャン(裏面があれば両面とも)
  2. EvernoteにPDF形式で保存
  3. Evernotoのノート名を「名前」もしくは「名前+会社名」に変更
  4. お会いした日付や場所、話をした内容など思い出せることを名刺の画像の上に記入し、必要に応じてタグ付け
  5. 「名刺」のノートブックに移動

読み込むだけでもEvernoteには画像の文字認識機能があるので、PCからなら検索は可能ですが、iPhoneのEvernoteアプリからは検索できません。
なので、ファイル名だけでも変えておいた方がいいでしょう。

ここまでやってしまえば、いただいた名刺はデスクの奥深くにしまい込んでしまってもOK。
1枚あたり数十秒で、いつでもどこでも簡単に素早く名刺を探せる環境が作れますので、ぜひ試してみてください。

ScanSnap+Evernoteの名刺管理は最強!

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